Igen. Már nagyon régóta feladat.
Azonban nem csak egy Adatkezelési tájékoztató elkészítése a feladat.
Fel kell mérni, hogy hol, milyen csatornákon keresztül adunk fel hirdetést és honnan érkezhet személyes adat. A személyes adat kezelésének megkezdésekor kell tájékoztatni az érintetteket.
Meg kell határozni, hogy meddig van tényleges szükség az őrzésükre, és valóban csak addig lehet tárolni az adatokat, ameddig az adatkezelés célja, jogalapja fennáll.
Be kell szerezni az érintettek hozzájárulását az adatkezeléshez. Nem lehetetlen.
Nem kereshetem meg az érintettet akkor, ha erre még, vagy már nincs felhatalmazásom.
Nem kérhetek be előre olyan adatokat, közokiratokat, amelyekre nincs felhatalmazásom.
El kell készíteni az álláspályázóknak szóló tájékoztatót, de aszerint is kell működni. Ki kell képezni a HR terület munkatársait, hogy hogyan kell eljárni, erre érdemes írásbeli útmutatást adni és értekezleten külön felhívni rá a feladattal érintett munkatársak figyelmét. Ezt követően kontrollálni kell. Tényleg törlésre kerülnek -e a dokumentumok, benyújtott pályázatok, emailek, vagy esetleg erre senki nem figyel. Az önéletrajzok, személyes adatok, értékelések közlekednek a döntéshozók mailboxaiban és ott ülnek még évekig.
Amikor a jelölt munkatárssá válik, munkába lép, komplexen tájékoztatni kell, hogy a munkaviszony keletkezésekor, fennállása alatt, megszűnésekor a személyes adataival mi fog történni.
A munkaviszonnyal kapcsolatos adatkezelés egy következő lépés, ebben is segítségére lehetünk.