Nagyon szimpatikus módszert választott a Dán Adatvédelmi Hatóság a Datatilsynet arra, hogy elismerje, hogy a Hatóság is követhet el hibákat, a Hatóságnál is bekövetkezhet GDPR 4. cikk 12. pontja szerinti adatvédelmi incidens.
A dán Adatvédelmi Hatóság közleményben tudatta az emberekkel, hogy adatvédelmi incidenst észleltek a Hatóságnál. Az incidens nagyon egyszerű okból következhetett be. A Hatóság korábbi székhelyéről elköltözött és az új helyszínen ugyanazt az iratmegsemmisítési eljárást ugyan előírta a munkatársak számára, de az egyik munkatársuk tévedése miatt a megsemmisítésre váró személyes adatokat tartalmazó iratokat normál papírszemétként újrahasznosító helyre küldték, nem pedig iratmegsemmisítésre. Ráadásul 24 órás késedelemmel jelentették be a mindenki számára kötelező csatornán keresztül az incidens észlelését. Sajnálatukat fejezték ki az üggyel kapcsolatban és leírták az intézkedéseiket a kárenyhítésre, eljárások felülvizsgálatára, javítására vonatkozóan.
Habár legjobb tudomásuk szerint a normál papír szeméttel együtt kezelt dokumentumokhoz nem fért hozzá senki, ennek ellenére is tájékoztatták az összes érintettet a GDPR előírásainak megfelelő módon.
Szigorítottak az iratkezelési eljárásukon, a késedelmes bejelentésért felelős személyt megrovásban részesítették, és felülvizsgálták a papír hulladékra vonatkozó irányelveket.
Később mindenki számára hasznos információkat is közzétettek az ilyen esetek megelőzése érdekében.
Kolléganőnk is tapasztalt iratmegsemmisítési hibából eredő adatvédelmi incidenst nemrégiben, amikor egy online rendelt termék csomagolásaként személyes adatokat tartalmazó papírokat használtak. A dokumentumokat rosszul engedték át az iratmegsemmisítőn és a papírokból kiolvasható maradt az érintett neve, lakcíme és egyéb személyes adatok.
Az adatvédelem a személyes adatok elektronikus, vagy papír alapú védelmét is magában foglalja, így az iratkezelés is fontos része a megfelelő eljárásnak. Amennyiben az Ön cégénél is akadnak iratkezeléssel kapcsolatos problémák, javasoljuk az eljárások mielőbbi felülvizsgálatát. Amennyiben az eljárások kialakításánál segítségre van szüksége keressen minket bizalommal.